מתקפה כוללת נגד פאוור פוינט

ברצף של יומיים התפרסמו השבוע שתי ידיעות הקשורות לעייפות המצטברת מפאוור פוינט. עוזר הרמטכ"ל, ארז וינר החליט לעקור את השימוש במצגות בדינוי המטכ"ל, בטענה שהשימוש במצגות מרדד את הדיונים (טענה דומה נמצאת אפילו במסקנות ועדת וינוגרד). גם מנכ"ל HP מכריז שהוא שונא מצגות. אפילו סטיב באלמר בכבודו ובעצמו, החליט לזנוח את השימוש בפאוור פוינט  בישיבות ההנהלה של מיקרוסופט.

תהליך ההתפכחות משכרון החושים שמצגות השרו בחדרי הדיונים הוא תהליך בריא ונכון, אבל פאוור פוינט אינה הבעיה, השימוש הלקוי בה הוא הבעיה. פאוור פוינט אינה כלי להעברת כמויות גדולות של מידע מורכב. פאוור פוינט הוא כלי להמחשה, והמחשה בלבד. מצגת היא כלי מלווה למציג, ולא "הדבר עצמו". כשמתסמכים על פאוור פוינט להעברת מידע רב ומורכב התוצאה עלולה להיות רידוד והשטחת הדיון. למרבה הצער מנהלים רבים מדי למדו את הקלות הבלתי נסבלת של הכנת מצגת כתחליף להכנת "ניירות מטה" וסקירות מקיפות כהכנה לדיונים. גר ריינלודס מכנה את התופעה העגומה הזו בשם slieuments ומציע גם איך להתגבר עליה. משתתפי הישיבות למדו להסתמך על הדפסה של המצגת או רפרוף מהיר בה במידה והיא נשלחת אליהם לפני הדיון, כתחליף להכנה מעמיקה ורצינית וקריאה מקיפה של חומר מקדים. זה לא קשור לפאוור פוינט זה קשור לתרבות ניהול.

שימוש לקוי נוסף בפאוור פוינט הוא העומס הטקסטואלי שרבים מהמציגים הלא מיומנים מכניסים לשקפים. מכאן המרחק למפגשים משמימים בהם אדם אחד עומד בחדר ומדקלם שקפים עמוסי bullet points (טקסט) היה קצר מאוד. יש לזה אפקט מרדים מדהים. לאפקט הזה קוראים death by powerpint.

עד כמה שזה יכול להיות מגוכך אפשר לראות בדוגמה הבאה:

במובן מסוים מיקרוסופט אשמה במגיפה, בעיקר בגלל הגדרת ברירת המחדל לפתיחת מצגת חדשה בפאוור פוינט (בגרסת 2007 זה תוקן במידה מסוימת): תבנית הכולל שורת כותרת ושורות להכנסת טקסט. זו הייתה הזמנה לשקפים מהסוג הלא נכון. כאשר מה שהמציג אומר כתוב בשקף (ולפעמים מילה במילה) נוצר נתק בין הדרך בה המידע מועבר ובין האופן בו המוח שלנו קולט ומעבד מידע. מאחר והקריאה שלנו מהירה מהשמיעה, ובודאי שהקריאה של המשתתפים מהירה מהדיבור של המציג, המשתתפים "רצים" על פני הטקסט שבשקף ומאבדים את הנסכרון עם המציג. המציג נמצא בשורה שניה והמשתתפים כבר גמרו לקרוא את השורה השישית. זה מייצר "רעש" קוגניטיבי שמפחית את רמת הקשב וההבנה. לאחר כמה דקות של עומס כזה התגובה של המוח היא "שעמום": המוח הותש בנסיון לקלוט מידע זהה המועבר באופן לא מסונכרן בערוץ ויזואלי וערוץ אודיטורי. זה מעייף. זה לא עובד. "יועצים" למצגות קבעו את הכלל האומלל הידוע כחוק "השש": שש שורות בשקף, שש מלים בשורה…הנה אישור להמשיך בשיטה. (יש כאלה שטענו שמדובר ב"חמש" – חמש שורות בשקף, חמש מלים בשורה, לא משנה כמה, זו נשארת אותה שטות).

לפני שמאשימים את פאוור פוינט חשוב לזכור כמה עקרונות שיעזרו לעשות בה שימוש נכון יותר:

1. עדיף בלי שקפים: לא בכל פעם שמדברים לפני אנשים צריך פאוור פוינט. אם המטרה של דיון היא "לדון" – הדיון צריך להיות העיקר. כדי שדיון יהיה אפקטיבי אנשים צריכים להתכונן אליו ולקרוא חומר רלוונטי לפני הדיון. דיון אינה פרזנטציה, ולא המקום בו המשתתפים צריכים להתקל בחומר חדש שמוצג להם לראשונה. בקבוצות קטנות בהם השיח הוא העיקר פאוור פוינט הוא לרוב כלי מיותר. אם כבר באים עם מצגת בכל זאת, עברו לעקרון מס. 2.

2. פאוור פוינט הוא כלי ויזואלי: פאוור פוינט אינו כלי לצבירת והצגת מלל. פאוור פוינט הוא כלי המחשה, כלי עזר למציג ולא מעבד תמלילים. מנהלים ומציגים רבים הם "בורים ויזואליים", וכדאי להם מאוד לרכוש קצת יותר הבנה באורינות ויזואלית. תשתמשו בפאוור פוינט כדי להעצים את המסר, להמחיש אותו או להוסיף לו מימד נוסף. בפוסט הזה תוכלו לראות דוגמה מלאה של כך התהליך שעובר שקף ממצב של bullet points ויזואליזציה מלאה.

3. הפער הקדוש בין מה שאתה אומר ובין מה שהשקף מראה: לעולם (טוב, כמעט לעולם) מה שנאמר לא צריך להופיע על השקף. היחס בין המציג למצגת הוא כמו היחס בין הזמר והתזמורת המלווה אותו. ככה נוצרת סינרגיה. השקף מלווה את דברי המציג. אם כל מה שיש למציג לאמר כתוב בשקפים ואין לו מה להוסיף אלא רק להקריא – אחד מהם מיותר – או שישלח את המצגת לפגישה או שישלח את עצמו. אם תיישמו את עקרון מס. 2 עקרון מספר 3 יתממש מעצמו. 

ולסיום, דוגמה מושלמת של שימוש במצגת (אמנם לא פאוור פוינט אלא keynote של אפל). סת' גודין ממציא מחדש את השיווק ובדרך מדגים איך עושים פרזנטציה כמו שצריך.