ועדת וינוגרד מתיחסת גם לפרזנטציות

השימוש לרעה במצגות powerpoint נפוץ בהרבה מאוד ארגונים. מבין השימושים לרעה, החמור והמסוכן ביותר הוא כאשר המצגת פוגמת בשני תהליכי תקשורת ארגונית בסיסיים: דיאלוג והעמקה. כאן אני לא מתיחס למצבים קלאסיים למצגות – הרצאות פרונטליות מול קהל רחב. אבל במפגשים אינטימיים, פנים ארגוניים כמו ישיבות, דיונים ומפגשי חשיבה powerpoint מתגלה בחולשותיה. מצגת powerpoint אינה תחליף לניר עמדה, לדוח מפורט ומעמיק או לניר מטה הידוע בכינויו הצבאי "נמ"ט". בגלל עצלות של הקוראים והמציגים כאחד קל יותר לקבל את הכל פרוס בפריסה גסה מאוד ב"מצגת". נקרא כמה כותרות, נדחס קצת טקסט בשורות קצרות (שהולכות וגולשות לכל הכוונים – כי הפורמט לא מתאים) ויאללה – לישיבה הבאה. הדבר הולך ומחמיר כשהמצגת הופכת לכלי למידה עבור אלה שלא נכחו בדיון עצמו. למצגת אין קיום מלבד השימוש בשידור חי לצרכי המחשה. אם לא רוצים לותר על הפורמט הויזואלי, כאשר המצגת אמורה לקבל חיים עצמאיים ולעבור בארגון לאנשים שלא נכחו בפרזנטציה עצמה חשוב מאוד להשתמש בעמודי ההערות כדי להסביר, להרחיב ובעיקר – להעמיק. למען האמת, עד היום נתקלתי במעט מאוד ארגונים שעושים שימוש בעמודי ההערות של powerpoint.

Thomas Ricks כתב את "פיאסקו" ספר על מלחמת עירק ובין השאר תוקף קשות את ההסתמכות אנשי המטה על מצגות ככלי להעברת מסרים ואפילו פקודות מבצעיות. הוא מסכם את מחשבותיו על הנושא:

"That reliance on slides rather than formal written orders seemed to some military professionals to capture the essence of Rumsfeld's amateurish approach to war planning".    

גם הועדה שחקרה את אסון קולומביה לא פסחה על הביקורת על השימוש במצגות ככלי לקבלת החלטות ותקשורת ארגונית: 

"The Board views the endemic use of PowerPoint briefing slides instead of technical papers as an illustration of the problematic technical communication at NASA."

 ניתוח מרתק על השימוש במצגות בנאס"א אפשר למצוא  כאן.

ועכשיו הגיע התור שלנו. יגאל חמיש הפנה את תשומת ליבי לפסקה הבאה מתוך דוח ועדת וינוגרד (עמוד 401, סעיף 21, בעניין התחקירים שנערכו בצה"ל והוגשו לעיון הוועדה):

"קראנו בעיון רב את התחקירים שנמסרו לנו, אם כי לא בחנו את כולם לעומקם. נציין כי בעוד שחלק מן התחקירים נראו על פניהם כעבודות רציניות ומקצועיות – תחקירים אחרים נראו שטחיים יותר ולא ביקורתיים במידה מספקת. נציין עוד, בשולי עניין זה, כי מצאנו פגם של שטחיות בחלק מאותם סיכומי תחקירים שהוצגו במצגות. מצאנו לנכון להעיר כי לצד היתרונות של מצגות, יש מקום וצורך בטקסט סדור, במקרים שבהם הייתה חשיבות לניתוח של סיבות ותהליכים."

ועוד ציטוט מהדוח, (עמוד 552, פרק שבעה עשר, מסקנות מערכתיות, סעיף 66, נקודה רביעית):

"התרשמנו כי איכות החשיבה והניתוח השיטתיים בצה"ל לא הייתה טובה. לחולשה זו תרמו "הרגלים" כמו השפה הגבוהה והבלתי ברורה, והנטייה להשתמש במצגות גם כאשר הדיון דרש חשיבה מעמיקה, שמצגת אינה יכולה לעשות לה צדק".

מזמן עלה בי החשש שהצבא שעושה את תחקיריו בחדרי חדרים, מבלי שנדע מה איכותם של אותם תחקירים, לא בהכרח עושה עבודה טובה. אז החשש שלי מקבל אישוש מסוים שצריך להדאיג כל אחד ואחת מאיתנו. חיינו תלויים בתחקירים האלה, ולסכמם ב- powerpoint מרמז על תרבות שטחית, כי הפורמט הוא חלק בלתי נפרד מהמסר, וכשהפורמט רזה ורדוד ומשתמשים בו לא למטרה שלשמה נועד, המרחק לשיבוש תהליך הלמידה, התקשורת והחשיבה הוא קצר מאוד.powerpoint הוא כלי מצוין ליצירת מצגות. מצגות הן כלי בעייתי לטיפול בכמויות גדולות של חומר או במידע מורכב ובשום אופן לא נועדו ולא מסוגלות להחליף אמצעים אחרים של כתיבה. אם דווקא מתעקשים על הכלי הזה לפחות צריך לדעת להשתמש בו נכון, כמו שאפשר ללמוד  באתר המצוין של פרופ' Eduard Tufte.

5 תגובות על ועדת וינוגרד מתיחסת גם לפרזנטציות

  1. מאת גבי דרורי:

    אני לא מרשה כבר כ4 שנים בקורסים למיומנויות הדרכה להציג יותר מ4 "דפים"
    של PP סרטון קטן כן,תמונות כןעמוד מתמלא [כמו כתיבה על לוח ]כן,אבל הכול בתנאי שהמדריך יודע את התוכן גם בלי להיות תלוי במצגת.

  2. מאת מייק:

    עוד חיזוק תמצא במאמר שהתפרסם בניו-יורק טיימס בלינק

  3. מאת Zvika Roll:

    היי מייק, תודה על הלינק. גם המאמר ב – NYT מבוסס על העבודה של Thfte. חוץ מזה, יופי שקפצת לביקור…

  4. […] המטכ"ל, בטענה שהשימוש במצגות מרדד את הדיונים (טענה דומה נמצאת אפילו במסקנות ועדת וינוגרד). גם מנכ"ל HP מכריז שהוא שונא מצגות. אפילו סטיב באלמר […]

כתיבת תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s

%d בלוגרים אהבו את זה: