10 סיבות (ועוד אחת) למצגת גרועה

ספטמבר 6, 2010

יש הרבה מאוד סיבות למצגת גרועה. גופרי ג'ימס מ –  BNET דרג את העשריה המובילה לדעתו. אולי הייתי מדרג חלק מהן באופן שונה אבל לגבי הסיבה מס. 1 אני מסכים איתו לחלוטין: אנשים מקריאים מהשקפים שלהם. אבל מעבר לשגיאות הנפוצות והדי בסיסיות האלה יש עוד אחת שתהפוך כל פרזנטציה לחסרת ערך. היא לא קשורה לעיצוב, לשקפים, ל – powerpoint או להופעה של המציג. היא קשורה למשהו הרבה יותר בסיסי ומהותי: לשפה. אחד המאפיינים הקריטיים בתקשורת (ובכלל זה גם בפרזנטציות) היא האותנטיות. אותנטיות היא הבסיס לשני המרכיבים החשובים ביותר של הפרזנטציה: אמון וענין. כשלא נוצר אמון מתפתחת ציניות. וכשלא נוצר ענין אין קשב, ובלי קשב נוצר שעמום.

אין דבר שמחסל אותטניות וענין  בצורה מהירה יותר משימוש בקלישאות או buzzwords. אותנטיות מבוססת על דיבור בגובה העיניים, בשפה אישית, פשוטה וישירה, בלי פוזות ובלי בריחה לבנאלי. קלישאות  ו- buzzwords הן ההיפוך של כל אלה.

כשמישהו משתמש בקלישאות ובאזזים הוא אומר על עצמו אחד או יותר מהדברים הבאים:

אין לי באמת מה להגיד – לכן אני צריך להסתתר מאחורי מושגים ומלים שבלאו הכי לא אומרות הרבה (לפחות לי אין מושג מה הן אומרות באמת) אבל נשמעות מאוד חכמות ונכונות.

אין לי בטחון עצמי / אמונה בעצמי / בחברה שלי / במוצר שלי / במסר שלי: הבאזזים ישדרו שאנחנו מומחים, מבינים, חלק מהמשחק, יודעי ח"ן וז'רגון.

אני לא ממש מיוחד: הנה, עובדה: אני משתמש במלים שכולם משתמשים בהן, ואומר את הדברים שכולם אומרים.

אני רדוד: אם לא הייתי רדוד הייתי מצליח להבין מה אני רוצה להגיד ואם הייתי מבין לא הייתי צריך להשתמש במוצרי מדף שיחפו על חוסר ההבנה שלי.

הסרטון הבא מדגים למה ואיך המלים שאתם חושבים שגורמות לכם להשמע חכמים עושות בעצם את ההיפך.

למרות הסכנות וחוסר ההגיון בשימוש בבאזזים השימוש הנרחב בהם לא ממש מטריד את המציגים, שממשיכים להעמיס על המצגות שלהם באזזים מתישים, אבל היא כנראה מאוד מפריעה לקהל. כתוצאה מכך הרשת מוצפת באתרים המספקים כלי השרדות בסיסיים שמשקפים את המצוקה הגדולה, עד כדי ייאוש, שהתופעה מעוררת אם במקרה אתם בצד שצריך להקשיב למצגת. כדי לסייע למשתתפים לצלוח בהצלחה ישיבות ומצגות בנאליות, משעממות ועמוסות בקלישאות הומצא פתרון מלהיב שיכול להפוך כל מצגת לחוויה משתפת ומהנה.

המשחק פשוט: באמצעות האתר הזה תוכלו להפוך כל פרזנטציה או ישיבה "לבינגו קלישאות". תפיקו לעצמכם דף משחק עם קלישאות (אפשר לייצר אינסוף וריאציות כך שלכל משתתף יהיה דף ייחודי). בכל פעם שהדובר משתמש באחת הקלישאות שמופיעות בדף שלכם אתם מסמנים אותה. הגעתם לרצף? נצחתם.

בסרטון הבא אפשר לראות איך זה עובד.

כאן תוכלו למצוא עוד אתר שמציע משחקי buzzwords ואפילו יהפוך אתכם לגורו לניהול בעזרתם.

עד כדי כך המצב חומר. חמור אבל לא אבוד.

אם אתם במקרה אלה שמכינים את המצגת אתם יכולים להשתמש באתרים האלה דווקא כדי לשפר את המצגת שלכם.  פשוט מאוד: אם מצאתם ביטוי שמופיע בדפי הבינגו ובמקרה מופיע גם במצגת שלכם מחקו אותו והחליפו אותו במסר קונקרטי, פשוט, ישיר ואישי. לצורך כף תוכלו להעזר באתר המצוין, שבאמת מנסה לעזור במיגור המגיפה, ומציע חלופות פשוטות וישירות לבאזזים וקלישאות. האתר יכול לשמש גם מילון קלישאות לאלה מאיתנו שהולכים לפעמים לאיבוד בשטף.


הספרים שישפרו לכם את הפרזנטציה הבאה

אוגוסט 9, 2010

הרבה מאוד פעמים ביקשו ממני להמליץ על "ספר טוב על פרזנטציות". הבעיה היא שאין ספר אחד, יש הרבה. בעצם זו לא בעיה. זה כל היופי. אז לטובת כל אלה שהשתתפו בסדנאות הפרזנטציה שלי וביקשו, וגם לטובת אלה שלא השתתפו ו/או לא ביקשו, הנה הרשימה שלי. למרות שהרשימה לא מדורגת, היא בכל זאת הולכת מ"החובה" ל"רשות". עשרת הראשונים הם חובה.

Garr Reynolds: Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery

Nancy Duarte: slide:ology: The Art and Science of Creating Great Presentations

Garr Reynolds: Presentation Zen Design: Simple Design Principles and Techniques to Enhance Your Presentations

Edward  Tufte: The Visual Display of Quantitative Information

Michael Alley: The Craft of Scientific Presentations

Nigel Holmes: Wordless Diagrams

Andrew Abela: Advanced Presentations by Design

Dave Paradi: The Visual Slide Revolution

Rick Altman: Why Most PowerPoint Presentations Suck

Robert Mckee: Story: Substance, Structure, Style and The Principles of Screenwriting (יצא לאור גם בעברית).

 

Add to FacebookAdd to DiggAdd to Del.icio.usAdd to StumbleuponAdd to RedditAdd to BlinklistAdd to TwitterAdd to TechnoratiAdd to Yahoo BuzzAdd to Newsvine


מתקפה כוללת נגד פאוור פוינט

יוני 13, 2009

ברצף של יומיים התפרסמו השבוע שתי ידיעות הקשורות לעייפות המצטברת מפאוור פוינט. עוזר הרמטכ"ל, ארז וינר החליט לעקור את השימוש במצגות בדינוי המטכ"ל, בטענה שהשימוש במצגות מרדד את הדיונים (טענה דומה נמצאת אפילו במסקנות ועדת וינוגרד). גם מנכ"ל HP מכריז שהוא שונא מצגות. אפילו סטיב באלמר בכבודו ובעצמו, החליט לזנוח את השימוש בפאוור פוינט  בישיבות ההנהלה של מיקרוסופט.

תהליך ההתפכחות משכרון החושים שמצגות השרו בחדרי הדיונים הוא תהליך בריא ונכון, אבל פאוור פוינט אינה הבעיה, השימוש הלקוי בה הוא הבעיה. פאוור פוינט אינה כלי להעברת כמויות גדולות של מידע מורכב. פאוור פוינט הוא כלי להמחשה, והמחשה בלבד. מצגת היא כלי מלווה למציג, ולא "הדבר עצמו". כשמתסמכים על פאוור פוינט להעברת מידע רב ומורכב התוצאה עלולה להיות רידוד והשטחת הדיון. למרבה הצער מנהלים רבים מדי למדו את הקלות הבלתי נסבלת של הכנת מצגת כתחליף להכנת "ניירות מטה" וסקירות מקיפות כהכנה לדיונים. גר ריינלודס מכנה את התופעה העגומה הזו בשם slieuments ומציע גם איך להתגבר עליה. משתתפי הישיבות למדו להסתמך על הדפסה של המצגת או רפרוף מהיר בה במידה והיא נשלחת אליהם לפני הדיון, כתחליף להכנה מעמיקה ורצינית וקריאה מקיפה של חומר מקדים. זה לא קשור לפאוור פוינט זה קשור לתרבות ניהול.

שימוש לקוי נוסף בפאוור פוינט הוא העומס הטקסטואלי שרבים מהמציגים הלא מיומנים מכניסים לשקפים. מכאן המרחק למפגשים משמימים בהם אדם אחד עומד בחדר ומדקלם שקפים עמוסי bullet points (טקסט) היה קצר מאוד. יש לזה אפקט מרדים מדהים. לאפקט הזה קוראים death by powerpint.

עד כמה שזה יכול להיות מגוכך אפשר לראות בדוגמה הבאה:

במובן מסוים מיקרוסופט אשמה במגיפה, בעיקר בגלל הגדרת ברירת המחדל לפתיחת מצגת חדשה בפאוור פוינט (בגרסת 2007 זה תוקן במידה מסוימת): תבנית הכולל שורת כותרת ושורות להכנסת טקסט. זו הייתה הזמנה לשקפים מהסוג הלא נכון. כאשר מה שהמציג אומר כתוב בשקף (ולפעמים מילה במילה) נוצר נתק בין הדרך בה המידע מועבר ובין האופן בו המוח שלנו קולט ומעבד מידע. מאחר והקריאה שלנו מהירה מהשמיעה, ובודאי שהקריאה של המשתתפים מהירה מהדיבור של המציג, המשתתפים "רצים" על פני הטקסט שבשקף ומאבדים את הנסכרון עם המציג. המציג נמצא בשורה שניה והמשתתפים כבר גמרו לקרוא את השורה השישית. זה מייצר "רעש" קוגניטיבי שמפחית את רמת הקשב וההבנה. לאחר כמה דקות של עומס כזה התגובה של המוח היא "שעמום": המוח הותש בנסיון לקלוט מידע זהה המועבר באופן לא מסונכרן בערוץ ויזואלי וערוץ אודיטורי. זה מעייף. זה לא עובד. "יועצים" למצגות קבעו את הכלל האומלל הידוע כחוק "השש": שש שורות בשקף, שש מלים בשורה…הנה אישור להמשיך בשיטה. (יש כאלה שטענו שמדובר ב"חמש" – חמש שורות בשקף, חמש מלים בשורה, לא משנה כמה, זו נשארת אותה שטות).

לפני שמאשימים את פאוור פוינט חשוב לזכור כמה עקרונות שיעזרו לעשות בה שימוש נכון יותר:

1. עדיף בלי שקפים: לא בכל פעם שמדברים לפני אנשים צריך פאוור פוינט. אם המטרה של דיון היא "לדון" – הדיון צריך להיות העיקר. כדי שדיון יהיה אפקטיבי אנשים צריכים להתכונן אליו ולקרוא חומר רלוונטי לפני הדיון. דיון אינה פרזנטציה, ולא המקום בו המשתתפים צריכים להתקל בחומר חדש שמוצג להם לראשונה. בקבוצות קטנות בהם השיח הוא העיקר פאוור פוינט הוא לרוב כלי מיותר. אם כבר באים עם מצגת בכל זאת, עברו לעקרון מס. 2.

2. פאוור פוינט הוא כלי ויזואלי: פאוור פוינט אינו כלי לצבירת והצגת מלל. פאוור פוינט הוא כלי המחשה, כלי עזר למציג ולא מעבד תמלילים. מנהלים ומציגים רבים הם "בורים ויזואליים", וכדאי להם מאוד לרכוש קצת יותר הבנה באורינות ויזואלית. תשתמשו בפאוור פוינט כדי להעצים את המסר, להמחיש אותו או להוסיף לו מימד נוסף. בפוסט הזה תוכלו לראות דוגמה מלאה של כך התהליך שעובר שקף ממצב של bullet points ויזואליזציה מלאה.

3. הפער הקדוש בין מה שאתה אומר ובין מה שהשקף מראה: לעולם (טוב, כמעט לעולם) מה שנאמר לא צריך להופיע על השקף. היחס בין המציג למצגת הוא כמו היחס בין הזמר והתזמורת המלווה אותו. ככה נוצרת סינרגיה. השקף מלווה את דברי המציג. אם כל מה שיש למציג לאמר כתוב בשקפים ואין לו מה להוסיף אלא רק להקריא – אחד מהם מיותר – או שישלח את המצגת לפגישה או שישלח את עצמו. אם תיישמו את עקרון מס. 2 עקרון מספר 3 יתממש מעצמו. 

ולסיום, דוגמה מושלמת של שימוש במצגת (אמנם לא פאוור פוינט אלא keynote של אפל). סת' גודין ממציא מחדש את השיווק ובדרך מדגים איך עושים פרזנטציה כמו שצריך.


רק מצגת

מאי 30, 2008

יש מצבים בהם המצגת צריכה לעבוד לבד. לפעמים משתמשים במצגת גם כדי להעביר סקירות, לפני או אחרי דיונים, כדי להדריך או לשתף ברעיונות. powerpoint הוא לא כלי טבעי למצבים האלה, ואכן רוב המצגות האלה נראות בסופו של דבר כמסמך טקסט לכל דבר שבמקום לכתוב אותו כראוי בוורד צמצמו אותו ל"בולטים" במקרה הטוב או לטקסט מלא במקרה הפחות טוב.

אבל יש דרך להתמודד עם המשימה הזו בדרך יצירתית שהופכת את המצגת ממסמך טקטואלי שיושב על פורמט לא מתאים לחווית צפיה ולמידה העומדת בזכות עצמה גם ללא מציג.

גר ריינולדס, הגורו שלי לנושא פרזנטציות מדגים איך עושים את זה נכון. מצגת שהיא סיכום (חלקי) של ספר. בסגנון משוחח (ללא דובר), בגובה העיניים, עם קצת הומור והרבה עיצוב. לראות וללמוד.


איך לא עושים מצגת

מאי 3, 2008

ברי, שהשתתף באחת מסדנאות הפרזנטציה שלי, שלח לי קישור "למצגת" שיכולה בקלות להתחרות על התואר "הכי איך לא". ברי עצמו כינה אותה "המצגת היבשה בעולם".

לצערי, הסגנון הזה מאפיין כל כך הרבה אתרים שחושבים שככה עושים מצגת, ועוד "מצגת שיווקית". מעבר לבעיה של עיצוב בנאלי וגרפיקה צפויה, הבעיה המרכזית עם המצגת הזו היא המציג.  "הקריין" שאמור להיות הפרזנטור מדבר בקול מונוטוני, מקריא טכנית את הטקסט באינטונציה המזכירה "שעת סיפור" בה ההורה העייף מקריא סיפור לילד שלו ומנסה לא להרדם בעצמו.  כשמשהו כל כך משובש, קל להבחין כמה הוא חשוב. אין מצגת בלי מציג, ואם המציג משועמם או לא מעורב גם הקהל ימצא את עצמו משועמם ולא מעורב.  אבל המצגת הזו מאירה עוד נקודה חשובה.

כדי שמצגת תעבוד חייב להווצר פער בין מה שהשקף מראה ובין מה שהמציג אומר. במקרה של המצגת הזו  אין מספיק מרחב למציג – רוב  הדברים הנאמרים בעל פה כבר רשומים על השקף. כאשר אין פער משמעותי בין מה שמראים ומה שאומרים לא נוצר מרחב בו המציג יכול להפוך את עצמו לרלוונטי ולהוסיף ערך. במצב הזה היה עדיף לוותר על "הקריינות" ולהניח שאנשים יודעים לקרוא לבד.

מאחר וגם מדוגמאות "איך לא" אפשר ללמוד, ורק מהסיבה הזו, צריך להקדיש את הזמן ולראות את המצגת הזו. גם אם לא תשרדו אותה עד סופה, כמה שקפים יספיקו כדי להבין את הענין, וללמוד מה אסור לעשות.