מתקפה כוללת נגד פאוור פוינט

ברצף של יומיים התפרסמו השבוע שתי ידיעות הקשורות לעייפות המצטברת מפאוור פוינט. עוזר הרמטכ"ל, ארז וינר החליט לעקור את השימוש במצגות בדינוי המטכ"ל, בטענה שהשימוש במצגות מרדד את הדיונים (טענה דומה נמצאת אפילו במסקנות ועדת וינוגרד). גם מנכ"ל HP מכריז שהוא שונא מצגות. אפילו סטיב באלמר בכבודו ובעצמו, החליט לזנוח את השימוש בפאוור פוינט  בישיבות ההנהלה של מיקרוסופט.

תהליך ההתפכחות משכרון החושים שמצגות השרו בחדרי הדיונים הוא תהליך בריא ונכון, אבל פאוור פוינט אינה הבעיה, השימוש הלקוי בה הוא הבעיה. פאוור פוינט אינה כלי להעברת כמויות גדולות של מידע מורכב. פאוור פוינט הוא כלי להמחשה, והמחשה בלבד. מצגת היא כלי מלווה למציג, ולא "הדבר עצמו". כשמתסמכים על פאוור פוינט להעברת מידע רב ומורכב התוצאה עלולה להיות רידוד והשטחת הדיון. למרבה הצער מנהלים רבים מדי למדו את הקלות הבלתי נסבלת של הכנת מצגת כתחליף להכנת "ניירות מטה" וסקירות מקיפות כהכנה לדיונים. גר ריינלודס מכנה את התופעה העגומה הזו בשם slieuments ומציע גם איך להתגבר עליה. משתתפי הישיבות למדו להסתמך על הדפסה של המצגת או רפרוף מהיר בה במידה והיא נשלחת אליהם לפני הדיון, כתחליף להכנה מעמיקה ורצינית וקריאה מקיפה של חומר מקדים. זה לא קשור לפאוור פוינט זה קשור לתרבות ניהול.

שימוש לקוי נוסף בפאוור פוינט הוא העומס הטקסטואלי שרבים מהמציגים הלא מיומנים מכניסים לשקפים. מכאן המרחק למפגשים משמימים בהם אדם אחד עומד בחדר ומדקלם שקפים עמוסי bullet points (טקסט) היה קצר מאוד. יש לזה אפקט מרדים מדהים. לאפקט הזה קוראים death by powerpint.

עד כמה שזה יכול להיות מגוכך אפשר לראות בדוגמה הבאה:

במובן מסוים מיקרוסופט אשמה במגיפה, בעיקר בגלל הגדרת ברירת המחדל לפתיחת מצגת חדשה בפאוור פוינט (בגרסת 2007 זה תוקן במידה מסוימת): תבנית הכולל שורת כותרת ושורות להכנסת טקסט. זו הייתה הזמנה לשקפים מהסוג הלא נכון. כאשר מה שהמציג אומר כתוב בשקף (ולפעמים מילה במילה) נוצר נתק בין הדרך בה המידע מועבר ובין האופן בו המוח שלנו קולט ומעבד מידע. מאחר והקריאה שלנו מהירה מהשמיעה, ובודאי שהקריאה של המשתתפים מהירה מהדיבור של המציג, המשתתפים "רצים" על פני הטקסט שבשקף ומאבדים את הנסכרון עם המציג. המציג נמצא בשורה שניה והמשתתפים כבר גמרו לקרוא את השורה השישית. זה מייצר "רעש" קוגניטיבי שמפחית את רמת הקשב וההבנה. לאחר כמה דקות של עומס כזה התגובה של המוח היא "שעמום": המוח הותש בנסיון לקלוט מידע זהה המועבר באופן לא מסונכרן בערוץ ויזואלי וערוץ אודיטורי. זה מעייף. זה לא עובד. "יועצים" למצגות קבעו את הכלל האומלל הידוע כחוק "השש": שש שורות בשקף, שש מלים בשורה…הנה אישור להמשיך בשיטה. (יש כאלה שטענו שמדובר ב"חמש" – חמש שורות בשקף, חמש מלים בשורה, לא משנה כמה, זו נשארת אותה שטות).

לפני שמאשימים את פאוור פוינט חשוב לזכור כמה עקרונות שיעזרו לעשות בה שימוש נכון יותר:

1. עדיף בלי שקפים: לא בכל פעם שמדברים לפני אנשים צריך פאוור פוינט. אם המטרה של דיון היא "לדון" – הדיון צריך להיות העיקר. כדי שדיון יהיה אפקטיבי אנשים צריכים להתכונן אליו ולקרוא חומר רלוונטי לפני הדיון. דיון אינה פרזנטציה, ולא המקום בו המשתתפים צריכים להתקל בחומר חדש שמוצג להם לראשונה. בקבוצות קטנות בהם השיח הוא העיקר פאוור פוינט הוא לרוב כלי מיותר. אם כבר באים עם מצגת בכל זאת, עברו לעקרון מס. 2.

2. פאוור פוינט הוא כלי ויזואלי: פאוור פוינט אינו כלי לצבירת והצגת מלל. פאוור פוינט הוא כלי המחשה, כלי עזר למציג ולא מעבד תמלילים. מנהלים ומציגים רבים הם "בורים ויזואליים", וכדאי להם מאוד לרכוש קצת יותר הבנה באורינות ויזואלית. תשתמשו בפאוור פוינט כדי להעצים את המסר, להמחיש אותו או להוסיף לו מימד נוסף. בפוסט הזה תוכלו לראות דוגמה מלאה של כך התהליך שעובר שקף ממצב של bullet points ויזואליזציה מלאה.

3. הפער הקדוש בין מה שאתה אומר ובין מה שהשקף מראה: לעולם (טוב, כמעט לעולם) מה שנאמר לא צריך להופיע על השקף. היחס בין המציג למצגת הוא כמו היחס בין הזמר והתזמורת המלווה אותו. ככה נוצרת סינרגיה. השקף מלווה את דברי המציג. אם כל מה שיש למציג לאמר כתוב בשקפים ואין לו מה להוסיף אלא רק להקריא – אחד מהם מיותר – או שישלח את המצגת לפגישה או שישלח את עצמו. אם תיישמו את עקרון מס. 2 עקרון מספר 3 יתממש מעצמו. 

ולסיום, דוגמה מושלמת של שימוש במצגת (אמנם לא פאוור פוינט אלא keynote של אפל). סת' גודין ממציא מחדש את השיווק ובדרך מדגים איך עושים פרזנטציה כמו שצריך.

8 תגובות על מתקפה כוללת נגד פאוור פוינט

  1. מאת יצירת מציאות:

    כל מילה בסלע, בראש ובראשונה המציג צריך לעשות שימוש מושכל בכלי הנפלא הזה (שמכניס קצת צבע לפגישות) – ולהמנע מטעויות כגון:
    – לקריא למשתתפים את תוכן השקפים (זה לא כיתה א פה…)
    – להכניס לשקף יותר מדי גרפיקה/ טקסט/ אנימציה (אנחנו לא בסופר…)
    – להשתמש במוסיקה/ מחיאות כפיים/ צבעים שלא במקום
    ועוד.
    לטעמי, להכנת מצגת יש תפקיד מכובד – הכנת מצגת דורשת מהמציג "לעשות שיעורי בית" – להגדיר מטרות ויעדים, לתכנן לוחות זמנים, לתאם ציפיות עם המשתתפים בנוגע לנושאים אשר יוצגו בדיון (קוראים לזה גם – מצע לדיון…).
    הכלל הוא – להבין כי המצגת היא אמצעי ולא המטרה (טעות נפוצה) !!!

  2. מאת דן נועם:

    אני בהחלט מסכים שלא הפאוור-פוינט הוא הבעיה אלה דרך השימוש. אבל אני חושב שהשימוש שהרבה מנהלים עושים בכלי זה מצביע על הבעיה האמיתית שהיא הרבה יותר עמוקה: ניסיון להתגבר על עומס המידע.
    מי שעוסק ביעוץ נתקל במצבים בהם אחרי שהוא הגיש דו"ח מכובד ורציני של עשרות עמודים, הוא התבקש לתמצט אותו למצגת של מכסימום 10 שקפים עם לא יותר מ- 5 סעיפים בשקף. מי שביקש זאת לא עושה זאת מרוע לב או מעצלנות. הוא פשוט מחפש דרכים לחלק את הקשב הניהולי שלו בין ים של נושאים. במקרים רבים שיטה זאת מובילה לרדידות וחוסר דיון מעמיק.
    לדעתי הפתרון נמצא במציאת דרכים נכונות להתגבר על עומס המידע

  3. מאת גבי דרורי:

    כל מילה בסלע.
    השטחיות והעיפות מחוסר הסינכרוניזציה אמנם מדכאים.
    אבל כמו כל ההבדלים בין בעלי הכשרון וחסרי הכשרון
    גם כאן אסור להאשים את הכלי

  4. מאת רחל:

    מסכימה עם המגיבים שקדמו לי, ואשמח לדיון עמוק יותר בדרכים להתגבר על עומס המידע.

    (והערות קטנות על טעויות הקלדה במאמר:
    המוח הוטש ==> המוח הותש
    מאבד תמלילים ==> מעבד תמלילים, אלא אם כן החמצתי כאן משחק מילים מכוון)

  5. ישנן 2 נקודות נוספות שראוי לשים לב אליהן:

    1. בשיעורי הבעה (כן, האלה מפעם, בבית הספר) למדנו שאם אנחנו משתמשים באותם ביטויים שוב ושוב אנשים עשויים להשתעמם ולכן עדיף שנשתמש במילים מקבילות. ישנם אנשים, שלקחו את ה"תובנה" הזו אל תוך עולם המצגות ומאוד רוצים שכל שקף יהיה ייחודי ושונה עד כדי כך שהם מעמיסים ויזואליה, טקסטים ואפקטי מעבר שגורמים למצגת להיות מאוווד מעייפת. ביטויים חוזרים ורעיונות חוזרים, הם דווקא הדבר הנכון לעשות אם שותלים אותם במקום הנכון במצגת. על ידי חזרה על ביטויי מפתח אפשר דווקא ליצור "עוגנים" לרעיון המרכזי שאתם מעבירים ואנשים יוכלו "להדביק" בו אנשים חדשים – ראו ערך "Yes we can" בנאומו של אובאמה.

    2. לותיקי המרצים והמנחים פה אני לא אחדש אמנם כלום, אבל גם אם אזכיר למישהו את הפרט החשוב הבא, הרווחתם – הכנת המצגות הויזואליות בשנים האחרונות מקבלות יותר דגש כמעט מהצגת הדברים המילולית. אנשים מניחים שאם המצגת טובה, הם יוכלו להחליק הרצאה משעממת שלא בנויה טוב מתחת לעיניהם הבוחנות של הקהל. הדרך הנכונה לבנות הרצאה היא לא לבנות את המצגת בנקודות ומסביבה את ההרצאה אלא בדיוק להיפך – להכין הרצאה מובנית, עם רעיון מרכזי ותוצאה מסויימת בסופה (הדבר שאותו אתם רוצים שהקהל שלכם יעשה) ולהכווין לשם.

  6. מכיוון שכמעט הכל כבר נאמר, אני בוחר לחדד 3 נקודות מרכזיות:

    א. חזרה ליסודות הפרזנטיה: למה > מה > איך
    פאוואר-פוינט היא כלי עבודה, עם יתרונות וחסרונות בדומה לכל כלי אחר. בשפה אחרת – הוא אחת האופציות ל"איך" להעביר מסרים, אך לא נותן תשובה ל-"מה" מעבירים (ואם תרצו ללכת עוד אחורה – לשאלת ה"למה" זה בכלל נחוץ).
    כאשר כלי העבודה הופך מאופציה לשיטה בלעדית ומ"איך" ל-"מה" – מתרחשות כל התקלות שהוזכרו מעלה.
    מכיוון שכך – הרעיון לאסור את השימוש בפאוור-פוינט, קיצוני ככל שיהיה, דווקא נראה לי יצירתי ומבורך, מכיוון שהוא יכריח את המשתתפים לחשוב, לנסח ולנהל את הדיון באופן רציני ומעמיק יותר.

    ב. ביצים ותרנגולות
    ככל שהמציג מתרגל להעזר בפאוור-פוינט כך גם הקהל, וחוזר חלילה. בעניין זה היטיב צביקה להציג את המכשולים ואת הפתרונות.

    ג. איך קורה שמצגות Keynote (תוכנת המצגות של APPLE ) הן כמעט תמיד חזקות יותר מאלה הבנויות בפאוור-פוינט של מיקרוסופט?
    התשובה, לטעמי: שוב – זו לא התוכנה, זה המציג… רוב משתמשי אפל (גר ריינולדס כדוגמה עילאית) באים מתפיסת עולם שבמרכזה העיצוב (Design) ולכן גם יודעים לעצב טוב יותר את המסרים – הן ברמת המבנה והרצף (FLOW) והן ברמה הויזואלית. משתמשי מיקרוסופט מורגלים יותר בתפיסת עולם של Copy & Paste – וכך זה גם נראה ונשמע…

  7. מאת היועץ:

    פוסט מעולה.
    עיצוב המצגות נהיו לאחרונה העיקר במקום התוכן שלהם.
    דבר נוסף שחשוב לציין הוא שעושים מצגת קהל היעד מאוד משפיע על עיצובה אם אני רוצה להסביר על תהליך חדש במפעל אז המצגת שהצגתי להנהלה לא תהיה זהה לזאת לעובדים ולכן גם האיכות שלהן יהיו שונות…

  8. […] היא ברירת מחדל להעברת מידע במפגשים? תקראו את הפוסט של צביקה רול על " תהליך ההתפכחות משכרון החושים" הנגרמת משימוש […]

כתיבת תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s

%d בלוגרים אהבו את זה: