10 סיבות (ועוד אחת) למצגת גרועה

ספטמבר 6, 2010

יש הרבה מאוד סיבות למצגת גרועה. גופרי ג'ימס מ –  BNET דרג את העשריה המובילה לדעתו. אולי הייתי מדרג חלק מהן באופן שונה אבל לגבי הסיבה מס. 1 אני מסכים איתו לחלוטין: אנשים מקריאים מהשקפים שלהם. אבל מעבר לשגיאות הנפוצות והדי בסיסיות האלה יש עוד אחת שתהפוך כל פרזנטציה לחסרת ערך. היא לא קשורה לעיצוב, לשקפים, ל – powerpoint או להופעה של המציג. היא קשורה למשהו הרבה יותר בסיסי ומהותי: לשפה. אחד המאפיינים הקריטיים בתקשורת (ובכלל זה גם בפרזנטציות) היא האותנטיות. אותנטיות היא הבסיס לשני המרכיבים החשובים ביותר של הפרזנטציה: אמון וענין. כשלא נוצר אמון מתפתחת ציניות. וכשלא נוצר ענין אין קשב, ובלי קשב נוצר שעמום.

אין דבר שמחסל אותטניות וענין  בצורה מהירה יותר משימוש בקלישאות או buzzwords. אותנטיות מבוססת על דיבור בגובה העיניים, בשפה אישית, פשוטה וישירה, בלי פוזות ובלי בריחה לבנאלי. קלישאות  ו- buzzwords הן ההיפוך של כל אלה.

כשמישהו משתמש בקלישאות ובאזזים הוא אומר על עצמו אחד או יותר מהדברים הבאים:

אין לי באמת מה להגיד – לכן אני צריך להסתתר מאחורי מושגים ומלים שבלאו הכי לא אומרות הרבה (לפחות לי אין מושג מה הן אומרות באמת) אבל נשמעות מאוד חכמות ונכונות.

אין לי בטחון עצמי / אמונה בעצמי / בחברה שלי / במוצר שלי / במסר שלי: הבאזזים ישדרו שאנחנו מומחים, מבינים, חלק מהמשחק, יודעי ח"ן וז'רגון.

אני לא ממש מיוחד: הנה, עובדה: אני משתמש במלים שכולם משתמשים בהן, ואומר את הדברים שכולם אומרים.

אני רדוד: אם לא הייתי רדוד הייתי מצליח להבין מה אני רוצה להגיד ואם הייתי מבין לא הייתי צריך להשתמש במוצרי מדף שיחפו על חוסר ההבנה שלי.

הסרטון הבא מדגים למה ואיך המלים שאתם חושבים שגורמות לכם להשמע חכמים עושות בעצם את ההיפך.

למרות הסכנות וחוסר ההגיון בשימוש בבאזזים השימוש הנרחב בהם לא ממש מטריד את המציגים, שממשיכים להעמיס על המצגות שלהם באזזים מתישים, אבל היא כנראה מאוד מפריעה לקהל. כתוצאה מכך הרשת מוצפת באתרים המספקים כלי השרדות בסיסיים שמשקפים את המצוקה הגדולה, עד כדי ייאוש, שהתופעה מעוררת אם במקרה אתם בצד שצריך להקשיב למצגת. כדי לסייע למשתתפים לצלוח בהצלחה ישיבות ומצגות בנאליות, משעממות ועמוסות בקלישאות הומצא פתרון מלהיב שיכול להפוך כל מצגת לחוויה משתפת ומהנה.

המשחק פשוט: באמצעות האתר הזה תוכלו להפוך כל פרזנטציה או ישיבה "לבינגו קלישאות". תפיקו לעצמכם דף משחק עם קלישאות (אפשר לייצר אינסוף וריאציות כך שלכל משתתף יהיה דף ייחודי). בכל פעם שהדובר משתמש באחת הקלישאות שמופיעות בדף שלכם אתם מסמנים אותה. הגעתם לרצף? נצחתם.

בסרטון הבא אפשר לראות איך זה עובד.

כאן תוכלו למצוא עוד אתר שמציע משחקי buzzwords ואפילו יהפוך אתכם לגורו לניהול בעזרתם.

עד כדי כך המצב חומר. חמור אבל לא אבוד.

אם אתם במקרה אלה שמכינים את המצגת אתם יכולים להשתמש באתרים האלה דווקא כדי לשפר את המצגת שלכם.  פשוט מאוד: אם מצאתם ביטוי שמופיע בדפי הבינגו ובמקרה מופיע גם במצגת שלכם מחקו אותו והחליפו אותו במסר קונקרטי, פשוט, ישיר ואישי. לצורך כף תוכלו להעזר באתר המצוין, שבאמת מנסה לעזור במיגור המגיפה, ומציע חלופות פשוטות וישירות לבאזזים וקלישאות. האתר יכול לשמש גם מילון קלישאות לאלה מאיתנו שהולכים לפעמים לאיבוד בשטף.


הספרים שישפרו לכם את הפרזנטציה הבאה

אוגוסט 9, 2010

הרבה מאוד פעמים ביקשו ממני להמליץ על "ספר טוב על פרזנטציות". הבעיה היא שאין ספר אחד, יש הרבה. בעצם זו לא בעיה. זה כל היופי. אז לטובת כל אלה שהשתתפו בסדנאות הפרזנטציה שלי וביקשו, וגם לטובת אלה שלא השתתפו ו/או לא ביקשו, הנה הרשימה שלי. למרות שהרשימה לא מדורגת, היא בכל זאת הולכת מ"החובה" ל"רשות". עשרת הראשונים הם חובה.

Garr Reynolds: Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery

Nancy Duarte: slide:ology: The Art and Science of Creating Great Presentations

Garr Reynolds: Presentation Zen Design: Simple Design Principles and Techniques to Enhance Your Presentations

Edward  Tufte: The Visual Display of Quantitative Information

Michael Alley: The Craft of Scientific Presentations

Nigel Holmes: Wordless Diagrams

Andrew Abela: Advanced Presentations by Design

Dave Paradi: The Visual Slide Revolution

Rick Altman: Why Most PowerPoint Presentations Suck

Robert Mckee: Story: Substance, Structure, Style and The Principles of Screenwriting (יצא לאור גם בעברית).

 

Add to FacebookAdd to DiggAdd to Del.icio.usAdd to StumbleuponAdd to RedditAdd to BlinklistAdd to TwitterAdd to TechnoratiAdd to Yahoo BuzzAdd to Newsvine


מה כבר יכול להשתבש

יוני 9, 2010

חוק מרפי אומר "If anything can go wrong it will go wrong ". משום מה ראשי ממשלות, שרי בטחון ופרזנטורים נוטים לזלזל בחוק הזה.
אני אוותר הפעם לראשי הממשלה ולשרי הבטחון שמערכת היחסים שלהם עם חוק מרפי ראויה לדיון וניתוח מעמיק יותר מזה שאני מסוגל לערוך בשעת בוקר זו.

מלך מלכי הפרזנטציות, סטיב ג'ובס חווה אתמול את אחד מחלומות הבלהה של כל מי שמציג מצגת המבוססת על טכנולוגיה.
זה התחיל דווקא טוב, כרגיל אצל גו'בס: הבטחות, סקרנות ועיצוב מושלם (אבל כבר לא מפתיע) של השקף:

אבל כשג'ובס מגיע לסעיף 6, הטכנולוגיה לא עובדת. במקרה שלו הצורך בטכנולוגיה הוא לא משהו שאפשר לוותר עליו, זה לא איזה סרטון מצחיק שמשלים את המסר, במקרה שלו התלות בטכנולוגיה מושלמת – בלעדיה אין לו מה להראות.
ככה זה נראה:

בניגוד להמלצה הגורפת ללמוד מסטיב גו'בס כל מה שקשור למצגות ולהופעה מול קהל כמציג, אני מציע לכם לא ללמוד ממנו מהסיבה הפשוטה שרק מעטים מאוד בעולם יכולים להרשות לעצמם את מה שהוא יכול להרשות לעצמו. גו'בס עשה 3 טעויות שנסלחו לו כמובן אבל לכם לא כדאי לנסות אותן:
הוא לא נערך מראש ברמת התשתית: כאילו שהוא ואנשיו הטכניים שהכינו את התשתיות לא ידעו שהאולם יהיה מלא בבלוגרים וצייצנים אחרים שלא נושמים ללא חיבור רציף לרשת. הם היו צריכים לדעת ולהערך.
הוא האשים את הקהל: במקום להודות ולבקש עזרה הוא חילק הוראות ופקודות. בהתחלה זה גרר רק גלי צחוק ומעט מאוד שיתוף פעולה.
הוא נלחץ. ג'ובס לחוץ? מלך הקוליות?

במקרה של ג'ובס ואפל שממוצבים כל כך חזק בעולם הטכנולוגי טעות כזאת יכולה לעלות ביוקר. לגו'בס יש את המזל שהעולם מוכן לסלוח לו כל עוד הוא ממשיך לספק את מנת הריגוש הקבועה. אצלו זה נגמר ב"לא נעים אבל לא נורא", אצל רוב האחרים זה יכול להגמר בפיצוץ נוסח "לא נשכח ולא נסלח". אז תבדקו טוב שמה שצריך לעבוד עובד, ותזכרו שמה שצריך לעבור יכול גם שלא לעבוד.

Add to FacebookAdd to DiggAdd to Del.icio.usAdd to StumbleuponAdd to RedditAdd to BlinklistAdd to TwitterAdd to TechnoratiAdd to Yahoo BuzzAdd to Newsvine


מתקפה כוללת נגד פאוור פוינט

יוני 13, 2009

ברצף של יומיים התפרסמו השבוע שתי ידיעות הקשורות לעייפות המצטברת מפאוור פוינט. עוזר הרמטכ"ל, ארז וינר החליט לעקור את השימוש במצגות בדינוי המטכ"ל, בטענה שהשימוש במצגות מרדד את הדיונים (טענה דומה נמצאת אפילו במסקנות ועדת וינוגרד). גם מנכ"ל HP מכריז שהוא שונא מצגות. אפילו סטיב באלמר בכבודו ובעצמו, החליט לזנוח את השימוש בפאוור פוינט  בישיבות ההנהלה של מיקרוסופט.

תהליך ההתפכחות משכרון החושים שמצגות השרו בחדרי הדיונים הוא תהליך בריא ונכון, אבל פאוור פוינט אינה הבעיה, השימוש הלקוי בה הוא הבעיה. פאוור פוינט אינה כלי להעברת כמויות גדולות של מידע מורכב. פאוור פוינט הוא כלי להמחשה, והמחשה בלבד. מצגת היא כלי מלווה למציג, ולא "הדבר עצמו". כשמתסמכים על פאוור פוינט להעברת מידע רב ומורכב התוצאה עלולה להיות רידוד והשטחת הדיון. למרבה הצער מנהלים רבים מדי למדו את הקלות הבלתי נסבלת של הכנת מצגת כתחליף להכנת "ניירות מטה" וסקירות מקיפות כהכנה לדיונים. גר ריינלודס מכנה את התופעה העגומה הזו בשם slieuments ומציע גם איך להתגבר עליה. משתתפי הישיבות למדו להסתמך על הדפסה של המצגת או רפרוף מהיר בה במידה והיא נשלחת אליהם לפני הדיון, כתחליף להכנה מעמיקה ורצינית וקריאה מקיפה של חומר מקדים. זה לא קשור לפאוור פוינט זה קשור לתרבות ניהול.

שימוש לקוי נוסף בפאוור פוינט הוא העומס הטקסטואלי שרבים מהמציגים הלא מיומנים מכניסים לשקפים. מכאן המרחק למפגשים משמימים בהם אדם אחד עומד בחדר ומדקלם שקפים עמוסי bullet points (טקסט) היה קצר מאוד. יש לזה אפקט מרדים מדהים. לאפקט הזה קוראים death by powerpint.

עד כמה שזה יכול להיות מגוכך אפשר לראות בדוגמה הבאה:

במובן מסוים מיקרוסופט אשמה במגיפה, בעיקר בגלל הגדרת ברירת המחדל לפתיחת מצגת חדשה בפאוור פוינט (בגרסת 2007 זה תוקן במידה מסוימת): תבנית הכולל שורת כותרת ושורות להכנסת טקסט. זו הייתה הזמנה לשקפים מהסוג הלא נכון. כאשר מה שהמציג אומר כתוב בשקף (ולפעמים מילה במילה) נוצר נתק בין הדרך בה המידע מועבר ובין האופן בו המוח שלנו קולט ומעבד מידע. מאחר והקריאה שלנו מהירה מהשמיעה, ובודאי שהקריאה של המשתתפים מהירה מהדיבור של המציג, המשתתפים "רצים" על פני הטקסט שבשקף ומאבדים את הנסכרון עם המציג. המציג נמצא בשורה שניה והמשתתפים כבר גמרו לקרוא את השורה השישית. זה מייצר "רעש" קוגניטיבי שמפחית את רמת הקשב וההבנה. לאחר כמה דקות של עומס כזה התגובה של המוח היא "שעמום": המוח הותש בנסיון לקלוט מידע זהה המועבר באופן לא מסונכרן בערוץ ויזואלי וערוץ אודיטורי. זה מעייף. זה לא עובד. "יועצים" למצגות קבעו את הכלל האומלל הידוע כחוק "השש": שש שורות בשקף, שש מלים בשורה…הנה אישור להמשיך בשיטה. (יש כאלה שטענו שמדובר ב"חמש" – חמש שורות בשקף, חמש מלים בשורה, לא משנה כמה, זו נשארת אותה שטות).

לפני שמאשימים את פאוור פוינט חשוב לזכור כמה עקרונות שיעזרו לעשות בה שימוש נכון יותר:

1. עדיף בלי שקפים: לא בכל פעם שמדברים לפני אנשים צריך פאוור פוינט. אם המטרה של דיון היא "לדון" – הדיון צריך להיות העיקר. כדי שדיון יהיה אפקטיבי אנשים צריכים להתכונן אליו ולקרוא חומר רלוונטי לפני הדיון. דיון אינה פרזנטציה, ולא המקום בו המשתתפים צריכים להתקל בחומר חדש שמוצג להם לראשונה. בקבוצות קטנות בהם השיח הוא העיקר פאוור פוינט הוא לרוב כלי מיותר. אם כבר באים עם מצגת בכל זאת, עברו לעקרון מס. 2.

2. פאוור פוינט הוא כלי ויזואלי: פאוור פוינט אינו כלי לצבירת והצגת מלל. פאוור פוינט הוא כלי המחשה, כלי עזר למציג ולא מעבד תמלילים. מנהלים ומציגים רבים הם "בורים ויזואליים", וכדאי להם מאוד לרכוש קצת יותר הבנה באורינות ויזואלית. תשתמשו בפאוור פוינט כדי להעצים את המסר, להמחיש אותו או להוסיף לו מימד נוסף. בפוסט הזה תוכלו לראות דוגמה מלאה של כך התהליך שעובר שקף ממצב של bullet points ויזואליזציה מלאה.

3. הפער הקדוש בין מה שאתה אומר ובין מה שהשקף מראה: לעולם (טוב, כמעט לעולם) מה שנאמר לא צריך להופיע על השקף. היחס בין המציג למצגת הוא כמו היחס בין הזמר והתזמורת המלווה אותו. ככה נוצרת סינרגיה. השקף מלווה את דברי המציג. אם כל מה שיש למציג לאמר כתוב בשקפים ואין לו מה להוסיף אלא רק להקריא – אחד מהם מיותר – או שישלח את המצגת לפגישה או שישלח את עצמו. אם תיישמו את עקרון מס. 2 עקרון מספר 3 יתממש מעצמו. 

ולסיום, דוגמה מושלמת של שימוש במצגת (אמנם לא פאוור פוינט אלא keynote של אפל). סת' גודין ממציא מחדש את השיווק ובדרך מדגים איך עושים פרזנטציה כמו שצריך.


איפה מוצאים תמונות (טובות) למצגות

מרץ 16, 2009

שקפים מלאים במלל הם לא הדרך להעביר מצגת. השקף צריך ללוות את המסר, להעצים אותו, להוסיף לו מימד נוסף אבל בשום אופן לא להציג את רשימת "הבולטים" אותן יקריא המציג.  אחת הדרכים להשתמש בשקף כך שיוסיף ערך היא להשתמש בתמונות. אז איפה מוצאים אותן?

1. הדרך השגויה: אוסף התמונות המצורף לחבילת אופיס (בהתקנה או בהורדה מהאתר של מיקרוסופט) היא לא הדרך. בעיקר בגלל השחיקה המהירה שלהן. רובן קלשיאיות וצפויות מדי. אם בכל זאת אתם מתעקשים, תקפידו להוריד תצלומים ולא את שאר הזבל "הקליפארטי" הטיפוסי כל כך לאופיס.

2. הדרך השגויה 2: עוד מקור לא מומלץ לתמונות עבור מצגות הוא google images בגלל שתי סיבות עקריות: זכויות יוצרים ואיכות (רזולוציה).

3. הדרך היקרה: הרבה יותר קל ונוח להיות עשיר. אם זה המצב שלכם לכו לאחד מאתרי התמונות המקצועיים כמו gettyimages או istockphoto . כאן תוכלו למצוא את כל מה שאתם צריכים, אבל גם תצטרכו לשלם על זה (ולא מעט). אבל מחיר הוא לא הבעיה היחידה עם האתרים האלה. התמונות שלהם הרבה פעמים "טובות מדי", כלומר, מלאכותיות, עשויות מדי ואפילו שחוקות (אלה התמונות שתכירו ממודעות פרסום למשל). אני מעדיף משהו אוטנתי יותר, ובחינם יותר.

4. הבחירה שלי: מקור מצוין לתמונות באיכות מעולה אפשר למצוא באתר הזה. תצטרכו להרשם אבל תרויחו אתר עם תמונות טובות ומנוע חיפוש לא רע. אמנם חלק מהתמונות הוא בתשלום אבל המאגר החינמי הוא עצום. רוב התמונות מגיעות ברזולציה גבוהה מדי עבור פאוורפוינט ותצטרכו להקטין אותן ידנית. (אופיס 2007 עושה את זה כמעט אוטומטית, בגרסאות קודמות תצטרכו לעבוד קצת יותר קשה).

5. הבחירה שלי 2: כשימאס לכם מהמבחר של האתר בסעיף הקודם, הנה עוד מקור איכותי ומיוחד. אני אוהב את המקום הזה בעיקר בגלל "החיספוס" הבתולי של חלק גדול מהתמונות בו. האתר הזה מבוסס על תמונות מפליקר, מה שמבטיח גם אותנטיות וגם כמות עצומה של תמונות מצוינות. אם אתם רוצים מקוריות ויזואלית זה המקום. תוצאות החיפוש עולות לאט מאוד, אבל כמות התמונות שמקבלים שווה את ההמתנה. ליד כל תמונות תוכלו לראות את הרשאות השימוש של בעלי הזכויות. אל תדאגו, הרוב חופשי לשימושכם.


מלקולם גלדוול והחוק הראשון בפרזנטציות

דצמבר 4, 2008

אנטיתיזה לכל מה שלימדו אתכם בסדנאות הפרזנטציה. מלקולם גלדוול מדגים בצורה מושלמת את החוק הראשון בפרזנטציות: כשהתוכן מרתק, כל השאר כבר לא ממש משנה.
המומחיות של גלדוול היא לקחת תוכן אקדמי ולהפוך אותו לסיפור, למלודרמה מלאת הפתעות, דוגמאות, ועלילות משנה. הוא הופך נתונים אמפיריים לחוויה רגשית והופך את החוויה הרגשית (הפתעה..כעס…) לתובנות. כמו לולין הוא מקפץ בין המספרים, הופך את המספרים לסיפור, ואת הסיפור למסר.
כן, הוא יכול להופיע בלבוש מרושל ולעבור על כל החוקים בספרי "שפת הגוף" והעיצוב. הוא לא צריך אותם כדי לייצר חוויה בקרב מאזיניו (וגם קוראיו) הוא מספק להם חוויה חזקה בהרבה – את חווית הגילוי.


פרזנטציה מושלמת

נובמבר 8, 2008

לפני כמעט שבועיים כתבתי כאן על הספר החדש של סת' גודין, והפנתי למצגת שליוותה את ההרצאה שנתן בניו יורק לכבוד צאת הספר. כמובן שמה שהיה חסר זה לראות את סת' בפעולה, בעיקר בגלל סוג המצגת שבה השתמש. עכשיו אפשר לראות את ההרצאה כולה גם בוידאו, כאן. למרות הצילום הלא מקצועי, אפשר להבין את העוצמות של גודין כפרזנטור.

שימו לב בעיקר: לסטייל, (הסגנון החופשי, ההומור העצמי, דיבור בגובה העיניים, שוטף וזורם, שולט בתוכן, שולט בקהל ושולט בשקפים ולא נותן לאף אחד מהם לשלוט בו) ולתוכן (מבנה נכון ולוגי שנשאר "ברקע". הוא לא חושף את מבנה המצגת אלא רק מעביר אותה, אבל אפשר לראות את החשיבה והארגון. פתיחה, מעברים, מגדיר את המושג, עובד לתאורו ואח"כ להשלכות יישומיות -מבלי ליפול למלכודת המרשמים ותרופות הפלא). עכשיו אפשר גם להבין את עוצמת הויז'ואלס ואת הערך המוסף שהם מייצרים לפרזנטציה עצמה. סת' משתמש בהם כדי להדגים, כדי להשחיל בדיחה או כדי להוסיף עוד מימד, אבל לעולם הוא לא משתמש בהם כדי להעביר את המסר עצמו.

עד כאן בענין הפרזנטציה. עכשיו נעבור לעיקר.

קחו לעצמכם שעה וחצי, עברו למצב "מסך מלא" ותראו את אחת ההרצאות המרתקות בתחום השיווק. אחרי ההרצאה הזו קל להבין איך גודין זכה למעמד העל שלו בעולם השיווק. הוא לוקח תאוריות בפסיכולוגיה (השתייכות, זהות), אנתרופולוגיה (סמלים, אמונות, משמעות) וסוציולוגיה (נורמות קבוצתיות, אינטראקציות) ואורג אותן למרקם שלם הצובע באור חדש את כל מה שחשבנו על שיווק.  כבסיס נשמרת טענתו הותיקה על "מותו של השיווק המסורתי" זה שמבוסס על מדיה המונית ומסרים המוניים. התיזה החדשה תדבר לכל מי שעוסק בשיווק ומוכן לעבור למאה ה- 21.

 שיעור בשיווק עם פרזנטציה נהדרת או שיעור בפרזנטציות עם הרצאה מרתקת  זה לא ממש משנה, בכל מקרה אנחנו מרוויחים את אחד הגורו'ס החשובים בעולם השיווק בשילוב מנצח של תוכן ומסר.