הרבה מאוד פעמים ביקשו ממני להמליץ על "ספר טוב על פרזנטציות". הבעיה היא שאין ספר אחד, יש הרבה. בעצם זו לא בעיה. זה כל היופי. אז לטובת כל אלה שהשתתפו בסדנאות הפרזנטציה שלי וביקשו, וגם לטובת אלה שלא השתתפו ו/או לא ביקשו, הנה הרשימה שלי. למרות שהרשימה לא מדורגת, היא בכל זאת הולכת מ"החובה" ל"רשות". עשרת הראשונים הם חובה.
תהליך ההתפכחות משכרון החושים שמצגות השרו בחדרי הדיונים הוא תהליך בריא ונכון, אבל פאוור פוינט אינה הבעיה, השימוש הלקוי בה הוא הבעיה. פאוור פוינט אינה כלי להעברת כמויות גדולות של מידע מורכב. פאוור פוינט הוא כלי להמחשה, והמחשה בלבד. מצגת היא כלי מלווה למציג, ולא "הדבר עצמו". כשמתסמכים על פאוור פוינט להעברת מידע רב ומורכב התוצאה עלולה להיות רידוד והשטחת הדיון. למרבה הצער מנהלים רבים מדי למדו את הקלות הבלתי נסבלת של הכנת מצגת כתחליף להכנת "ניירות מטה" וסקירות מקיפות כהכנה לדיונים. גר ריינלודס מכנה את התופעה העגומה הזו בשם slieuments ומציע גם איך להתגבר עליה. משתתפי הישיבות למדו להסתמך על הדפסה של המצגת או רפרוף מהיר בה במידה והיא נשלחת אליהם לפני הדיון, כתחליף להכנה מעמיקה ורצינית וקריאה מקיפה של חומר מקדים. זה לא קשור לפאוור פוינט זה קשור לתרבות ניהול.
שימוש לקוי נוסף בפאוור פוינט הוא העומס הטקסטואלי שרבים מהמציגים הלא מיומנים מכניסים לשקפים. מכאן המרחק למפגשים משמימים בהם אדם אחד עומד בחדר ומדקלם שקפים עמוסי bullet points (טקסט) היה קצר מאוד. יש לזה אפקט מרדים מדהים. לאפקט הזה קוראים death by powerpint.
עד כמה שזה יכול להיות מגוכך אפשר לראות בדוגמה הבאה:
במובן מסוים מיקרוסופט אשמה במגיפה, בעיקר בגלל הגדרת ברירת המחדל לפתיחת מצגת חדשה בפאוור פוינט (בגרסת 2007 זה תוקן במידה מסוימת): תבנית הכולל שורת כותרת ושורות להכנסת טקסט. זו הייתה הזמנה לשקפים מהסוג הלא נכון. כאשר מה שהמציג אומר כתוב בשקף (ולפעמים מילה במילה) נוצר נתק בין הדרך בה המידע מועבר ובין האופן בו המוח שלנו קולט ומעבד מידע. מאחר והקריאה שלנו מהירה מהשמיעה, ובודאי שהקריאה של המשתתפים מהירה מהדיבור של המציג, המשתתפים "רצים" על פני הטקסט שבשקף ומאבדים את הנסכרון עם המציג. המציג נמצא בשורה שניה והמשתתפים כבר גמרו לקרוא את השורה השישית. זה מייצר "רעש" קוגניטיבי שמפחית את רמת הקשב וההבנה. לאחר כמה דקות של עומס כזה התגובה של המוח היא "שעמום": המוח הותש בנסיון לקלוט מידע זהה המועבר באופן לא מסונכרן בערוץ ויזואלי וערוץ אודיטורי. זה מעייף. זה לא עובד. "יועצים" למצגות קבעו את הכלל האומלל הידוע כחוק "השש": שש שורות בשקף, שש מלים בשורה…הנה אישור להמשיך בשיטה. (יש כאלה שטענו שמדובר ב"חמש" – חמש שורות בשקף, חמש מלים בשורה, לא משנה כמה, זו נשארת אותה שטות).
לפני שמאשימים את פאוור פוינט חשוב לזכור כמה עקרונות שיעזרו לעשות בה שימוש נכון יותר:
1. עדיף בלי שקפים: לא בכל פעם שמדברים לפני אנשים צריך פאוור פוינט. אם המטרה של דיון היא "לדון" – הדיון צריך להיות העיקר. כדי שדיון יהיה אפקטיבי אנשים צריכים להתכונן אליו ולקרוא חומר רלוונטי לפני הדיון. דיון אינה פרזנטציה, ולא המקום בו המשתתפים צריכים להתקל בחומר חדש שמוצג להם לראשונה. בקבוצות קטנות בהם השיח הוא העיקר פאוור פוינט הוא לרוב כלי מיותר. אם כבר באים עם מצגת בכל זאת, עברו לעקרון מס. 2.
2. פאוור פוינט הוא כלי ויזואלי: פאוור פוינט אינו כלי לצבירת והצגת מלל. פאוור פוינט הוא כלי המחשה, כלי עזר למציג ולא מעבד תמלילים. מנהלים ומציגים רבים הם "בורים ויזואליים", וכדאי להם מאוד לרכוש קצת יותר הבנה באורינות ויזואלית. תשתמשו בפאוור פוינט כדי להעצים את המסר, להמחיש אותו או להוסיף לו מימד נוסף. בפוסט הזה תוכלו לראות דוגמה מלאה של כך התהליך שעובר שקף ממצב של bullet points ויזואליזציה מלאה.
3. הפער הקדוש בין מה שאתה אומר ובין מה שהשקף מראה: לעולם (טוב, כמעט לעולם) מה שנאמר לא צריך להופיע על השקף. היחס בין המציג למצגת הוא כמו היחס בין הזמר והתזמורת המלווה אותו. ככה נוצרת סינרגיה. השקף מלווה את דברי המציג. אם כל מה שיש למציג לאמר כתוב בשקפים ואין לו מה להוסיף אלא רק להקריא – אחד מהם מיותר – או שישלח את המצגת לפגישה או שישלח את עצמו. אם תיישמו את עקרון מס. 2 עקרון מספר 3 יתממש מעצמו.
ולסיום, דוגמה מושלמת של שימוש במצגת (אמנם לא פאוור פוינט אלא keynote של אפל). סת' גודין ממציא מחדש את השיווק ובדרך מדגים איך עושים פרזנטציה כמו שצריך.
יש מצבים בהם המצגת צריכה לעבוד לבד. לפעמים משתמשים במצגת גם כדי להעביר סקירות, לפני או אחרי דיונים, כדי להדריך או לשתף ברעיונות. powerpoint הוא לא כלי טבעי למצבים האלה, ואכן רוב המצגות האלה נראות בסופו של דבר כמסמך טקסט לכל דבר שבמקום לכתוב אותו כראוי בוורד צמצמו אותו ל"בולטים" במקרה הטוב או לטקסט מלא במקרה הפחות טוב.
אבל יש דרך להתמודד עם המשימה הזו בדרך יצירתית שהופכת את המצגת ממסמך טקטואלי שיושב על פורמט לא מתאים לחווית צפיה ולמידה העומדת בזכות עצמה גם ללא מציג.
גר ריינולדס, הגורו שלי לנושא פרזנטציות מדגים איך עושים את זה נכון. מצגת שהיא סיכום (חלקי) של ספר. בסגנון משוחח (ללא דובר), בגובה העיניים, עם קצת הומור והרבה עיצוב. לראות וללמוד.
לארי לסיג הוא פרופסור למשפטים בסטנפורד ואחד המובילים הראשיים (ואולי החשוב מכולם) של החשיבה מחדש בנושא זכויות יוצרים, הכל כך מתבקשת בעידן האינטרנט. הנושא חשוב ורלוונטי לכל מי שצורך תוכן דיגיטלי (ומי לא?) ובודאי לכל מי שיוצר תוכן ברשת. אבל אני רוצה לדבר על לסיג מזוית אחרת. כבר שנים פרופ' לסיג נחשב לפרזנטור יוצא דופן, ייחודי ומקורי לא רק בתכנים אלא בשיטה שבה הוא מצליח להעביר תוכן משפטי להמונים. "שיטת לסיג" היא שילוב של סגנונו האישי (בו ניכרים שורשיו האקדמיים) ושימוש ייחודי בשקפים. עכשיו, סוף סוף אפשר לראות אותו בפעולה בזכות הרצאה שנתן ב- TED והועלתה השבוע לרשת.
למרות הפתיחה הכבדה משהו מי שיצלח את הדקה הראשונה יבין שמדובר בשיעור מרתק בבניית והעברת פרנזטציות. (משתמשי powerpoint ישימו ודאי לב בקנאה לשילוב הזורם והחלק של קטעי המולטימדיה. הסיבה פשוטה – הוא משתמש ב- keynote של אפל). למרות הטכנולוגיה, הענין המרכזי נשאר התוכן עצמו – היכולת שלו לבנות סיפור, לבסס טיעונים ולייצר ענין. מחיאות הכפיים הסוערות של הקהל בסיום המצגת הם רק מעט ממה שמגיע לו, גם בזכות התוכן וגם בזכות אופן ההעברה.
(עוד על סגנונו של לסיג אפשר לקרוא אצל גר ריינולדס כאן, וגם כאן).
פורסם ע"י Zvika Roll 
